Mas, não é algo tão complicado assim. Basta um pouco de organização, planejamento e a otimização do tempo. Há sempre coisas demais a serem feitas e se não formos organizados podemos não perceber quais são nossas prioridades.
Devemos planejar de forma a maximizar nosso tempo.
O tempo é ouro, vale muito. Isto quer dizer que é o recurso mais escasso e o mais valioso que existe. Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar sua vida pessoal e aumentar suas chances de sucesso nos negócio. Há diversos livros e cursos no mercado sobre este assunto.
Este artigo é apenas uma introdução que, longe de esgotar o tema. Mas, mostrará os principais recursos disponíveis para atingir seus objetivos.
Planejamento do tempo
Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e coordenar estas ações para a realizarmos a maior quantidade de atividades no menor prazo.
Utilizar agenda diária
Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter uma agenda diária, faça assim:
No começo do dia, escreva uma lista de tudo que é necessário fazer por ordem de prioridade. É o que chamamos de checklist. Para quem não sabe, checklists são listas de verificações com itens a serem observados, tarefas a serem cumpridas, materiais a serem comprados, ou seja, é uma lista onde você coloca itens que podem fazer falta em alguma tarefa ou em algo que esteja planejando ou executando, evitando assim futuros esquecimentos, falhas, faltas. Ele pode ser usado não só por empresas, mas por qualquer pessoa que quer organizar algo a ser feito. Conforme for realizando as tarefas dê o ok. No final do dia, revise tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi realizado.
Prioridades
É importante saber dar prioridade às ações. Para mim, há alguns fatores que influenciam minhas prioridades:
Prazo. A primeira coisa que levo em conta é o prazo final de uma tarefa. Uso um truque que é programar cada tarefa para dois dias antes da data final. Assim eu tenho tempo de rever as coisas antes da entrega. Nem sempre dá pra fazer isto, porque surgem imprevistos e coisas de ultima hora e até aquelas coisas “pra ontem”. Nestes casos eu observo:
Resultados. Procuro dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado. A “Regra de Pareto” diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados.
Procuro identificar os 20% melhores e delegar o restante. Pense nisto: às vezes vale mais a pena contratar alguém para resolver o que não traz tanto benefício, mas que igualmente precisa ser feito. Ex: ir ao banco, ao correio etc. Pode sair até mais barato.
Facilidade. O terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade (ou dificuldade) que determinada ação representa. Eu tento realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, assim no final do dia terei realizado um monte de coisas.
O perigo é ir deixando coisas mais complexas para depois e acabar esquecendo, por isso que este é o terceiro fator e não o primeiro. Os prazos e os resultados têm um peso maior que a facilidade de execução.
Às vezes, quando percebo que alguma coisa vai ser complicada, vou fazendo um pouco a cada dia ou por outro lado, vou “quebrando” um problema difícil em problemas menores e mais fáceis de resolver. Cada pequena parte resolvida é uma parte do todo, assim, quase sem querer grandes obstáculos são ultrapassados.
Conjugando estes três ângulos você também pode estabelecer suas prioridades.
Lista Mestra
Uma lista mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você monta sua agenda diária. Veja como se faz – pegue uma folha de papel pautada (ou abra uma planilha) e faça as seguintes colunas:
Atividade, Prazo, Resultado, Facilidade, Prioridade, Completado.
O significado de cada coluna:
Atividade. O que deve ser feito;
Prazo. A data de entrega. Se não há data fixa defina uma, mas não deixe cair muito longe;
Resultados. Tente dar um nível de resultado esperado;
Facilidade. Dê um nível de facilidade. Pode ser fácil, médio, difícil ou 1,2,3,4,5. Enfim, você é que sabe;
Prioridade. Com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada ação;
Completado. Nesta coluna você coloca uma marca em cada atividade concluída. Ao terminar uma ação você também pode riscar a linha, se preferir.
Quando uma nova atividade surgir, você deve colocar ela na lista mestra e (tentar) completar as outras colunas. Lembre–se. No começo do dia você examina sua agenda e atualiza sua listra mestra. No final do dia, repete a ação e planeja o dia seguinte.
Juntando tudo
Monte sua lista mestra e use–a para manejar a agenda diária. Tente por alguns dias e se você fizer tudo direitinho, vai acabar sendo conquistado por esta forma de trabalhar. Em pouco tempo, verá como fica fácil trabalhar assim e como você vai ficar orgulhoso com os resultados que vai alcançar.
Porque estará colocando a cada dia mais desafios e ultrapassando cada um deles, controlando seu tempo e sua vida. Comece hoje mesmo a planejar seu tempo e realize mais e melhor. Com esta organização sua vida será mais organizada e eficiente.